АРБИТРАЖНЫЙ  СУД  НОВОСИБИРСКОЙ  ОБЛАСТИ

ИМЕНЕМ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

                                               

Р  Е Ш  Е  Н  И  Е

Дело № А45-187/2022

г.Новосибирск

24 марта 2022 года

Резолютивная часть решения объявлена 17 марта 2022 года

Полный текст решения изготовлен  24 марта 2022 года                                                                                                                  

 

        Арбитражный суд Новосибирской области в составе судьи Рубекиной И.А., при ведении протокола  судебного заседания помощником судьи Коряковцевой А.В., после перерыва секретарем судебного заседания секретарем судебного заедания ФИО1, рассмотрев в судебном заседании дело по заявлению  Муниципального автономного учреждения города Новосибирска "Стадион" (ОГРН: 

<

***>, ИНН: 

<

***>), г. Новосибирск 

к Управлению государственной архивной службы Новосибирской области (ОГРН: 

<

***>, ИНН: 

<

***>), г. Новосибирск 

третье лицо - Прокуратура  Новосибирской области (ОГРН: 

<

***>, ИНН: 

<

***>), г.Новосибирск

о признании недействительным предписание № 8 от 13.10.2021

при участии в заседании представителей:

заявителя: ФИО2, доверенность от 01.01.2021, паспорт, диплом

заинтересованного лица: ФИО3, доверенность № 1 от 11.02.2022,паспорт, диплом; ФИО4, доверенность № 2 от 11.02.2022, паспорт, диплом 

третьего лица – ФИО5, доверенность № 8-08-2021 от 08.11.2021, удостоверение; ФИО6, доверенность № 645 от 11.05.2021, удостоверение.

                                        УСТАНОВИЛ: 

Муниципальное автономное учреждение города Новосибирска "Стадион" (далее по тексту – заявитель, учреждение, МАУ «Стадион»)  обратилось в Арбитражный суд Новосибирской области с заявлением к Управлению государственной архивной службы Новосибирской области (далее по тексту – Управление, заинтересованное лицо) о  признании недействительным предписания №8 от 13.10.2021.

     Представитель заявителя, поддержал заявленные требования  по основаниям, изложенным в заявлении, дополнение к заявлению.

Представитель заинтересованного лица, заявленные требования не признал по основаниям, изложенным в отзыве.

Представитель третьего лица, поддержал позицию заинтересованного лица, по основаниям изложены в отзыве.

Рассмотрев материалы дела, заслушав пояснения представителей заявителя и заинтересованного лица и третьего лица, суд установил  следующие фактические обстоятельства.

Управлением государственной архивной службы Новосибирской области на основании распоряжения (приказа) органа государственного контроля (надзора), органа муниципального контроля о проведении плановой/выездной проверки от 28.09.2021 № 111-од  в муниципальном автономном  учреждении города Новосибирска «Стадион»  была проведена плановая проверка соблюдения законодательства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Новосибирской области об архивном деле. План проведения плановых проверок юридических лиц и индивидуальных предпринимателей на 2021 год согласован с прокуратурой Новосибирской области , утвержден начальником управления 17 декабря 2020 года.

Обязанность на проведение проверки соблюдения законодательства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Новосибирской области об архивном деле в  МАУ «Стадион» возложена на управление прокуратурой Новосибирской области ,о чем   имеется протест от 25.08.2021 № 7/4-41/30-2021 на приказ управления государственной архивной службы Новосибирской области от 06.08.2021 № 91-од.

По результатам проверки Управлением составлен акт проверки органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля юридического лица, индивидуального предпринимателя № 51 от 13.10.2021, согласно которому в МАУ «Стадион»  выявлены нарушения части 5 статьи 14 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», раздела IV Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях, утвержденных приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 №526. 

В целях устранения выявленных Управлением при проверке нарушений МАУ «Стадион» выдано предписание об устранении выявленных нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле от 13.10.2021 № 8 (далее - предписание).

Считая  предписание   незаконным и нарушающим  его права, учреждение обратилось в суд с настоящим заявлением.

Рассмотрев материалы дела, заслушав представителей лиц, участвующих в деле, арбитражный суд находит требования заявителя не подлежащими удовлетворению ввиду следующего.

Из положений статьи 13 Гражданского кодекса Российской Федерации, части 1 статьи 198, части 2 статьи 201 АПК РФ, пункта 6 постановления Пленума Верховного Суда Российской Федерации, Пленума Высшего Арбитражного Суда Российской Федерации от 01.07.1996 N 6/8 "О некоторых вопросах, связанных с применением части первой Гражданского кодекса Российской Федерации" следует, что основанием для принятия решения суда о признании оспариваемого ненормативного акта недействительным, решения, действий (бездействия) незаконными являются одновременно как их несоответствие закону или иному правовому акту, так и нарушение указанным актом, решением, действиями (бездействием) прав и охраняемых законом интересов гражданина или юридического лица в сфере предпринимательской или иной экономической деятельности.

Таким образом, в круг обстоятельств, подлежащих установлению при рассмотрении дел об оспаривании ненормативных актов, решений, действий (бездействия) органов и должностных лиц, входят проверка соответствия оспариваемого акта, решения, действий (бездействия) закону или иному нормативному правовому акту и проверка факта нарушения оспариваемым актом, решением, действиями (бездействием) прав и законных интересов заявителя.

Отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства регулирует Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"(далее- Закон N 125-ФЗ).

В силу части 1 статьи 2 названного Закона законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации. 

В соответствии с пунктами 1 и 3 статьи 3 Закона N 125-ФЗ архивное дело в Российской Федерации - это деятельность государственных органов, органов местного самоуправления, организаций и граждан в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов, реализуемая через деятельность архива. Документы по личному составу - архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем.

Согласно части 1 статьи 17 Закона N 125-ФЗ государственные органы, органы местного самоуправления, организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Согласно статьи 16 Закона N 125-ФЗ    контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации осуществляют федеральные органы государственной власти, в том числе уполномоченный федеральный орган исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, в том числе уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации в сфере архивного дела, в пределах своей компетенции, определенной законодательством Российской Федерации и законодательством субъектов Российской Федерации.

В соответствии со статьей 13 Закона Новосибирской области от 26.09.2005 № 315-03 «Об архивном деле в Новосибирской области» контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Новосибирской области осуществляют органы государственной власти, в том числе исполнительный орган государственной власти Новосибирской области в сфере архивного дела, в пределах своей компетенции в соответствии с федеральным законодательством.

Управление является областным исполнительным органом государственной власти Новосибирской области, уполномоченным на осуществление регионального государственного контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Новосибирской области об архивном деле в Новосибирской области.

Свою деятельность управление осуществляет на основании положения об     управлении,     утвержденного     постановлением     Правительства Новосибирской области от 11.10.2016 № 327-п (далее - Положение), в котором предусмотрено исполнение государственной функции контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов Новосибирской области об архивном деле. В подпункте 1 пункта 9 Положения установлены полномочия управления, в том числе и по оформлению предписаний об устранении выявленных нарушений обязательных требований законодательства об архивном деле, возбуждению дел об административных правонарушениях, составлению протоколов об административных правонарушениях в порядке, установленном Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях.

Статьей 17 Федерального закона от 26.12.2008 №294-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля» определено, что в случае выявления при проведении проверки нарушений юридическим лицом обязательных требований должностные лица органа государственного контроля, проводившие проверку, обязаны выдать предписание юридическому лицу об устранении выявленных нарушений с указанием сроков их устранения.

Таким образом, при проведении проверки в МАУ «Стадион» управление действовало в рамках своих полномочий, определенных законодательством Российской Федерации и Новосибирской области.

Законодательство об архивном деле в Российской Федерации состоит из настоящего Федерального закона, других федеральных законов, а также из принимаемых в соответствии с ними иных нормативных правовых актов Российской Федерации, законов и иных нормативных правовых актов субъектов Российской Федерации (часть 1 статьи 2 Закона N 125-ФЗ ).

Статья 14 Закона N 125-ФЗ  регламентирует организацию управления архивным делом в Российской Федерации. 

В частности, часть 5 указанной статьи предусматривает, что государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

В соответствии с указанной нормой Закона N 125-ФЗ  приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31.03.2015 № 526 утверждены Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (зарегистрированы в Минюсте России 07.09.2015 №38830) (далее - Правила).

Согласно части 1 статьи 17 Закона N 125-ФЗ  государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частями 1 и 1.1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

Во исполнение указанных норм приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236 утвержден Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения (зарегистрирован в Минюсте России 06.02.2020 № 57449).

Правила регламентируют вопросы хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях и согласно пункту 1.2 их действие не распространяется лишь на архивные документы, содержащие сведения, составляющие государственную тайну.

В соответствии с частью 2 статьи 13 ФЗ № 125 и пунктом 1.4 Правил организации вправе создавать архивы в целях хранения образовавшихся в процессе их деятельности архивных документов, в том числе в целях хранения и использования архивных документов, не относящихся к государственной или муниципальной собственности.

Согласно пункту 9 статьи 3 ФЗ № 125 архив - учреждение или структурное подразделение организации, осуществляющие хранение, комплектование, учет и использование архивных документов. В предписании отсутствуют мероприятия, понуждающие МАУ «Стадион» создавать архив. В   частности,   предоставлять   помещения   для   размещения   архивных документов, обеспечивать нормативные условия хранения документов, а именно оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов; оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией; соблюдение противопожарного режима; соблюдение охранного режима; создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий (пункты 2.14-2.15 и др.).

Доводы  МАУ «Стадион»,приведенные в обоснование незаконности предписания  судом рассмотрены и отклонены за необоснованностью, заявитель не учитывает     все  положения  действующего  законодательства, полагая, что если ему предоставлено право на создание архива и оно не является источником комплектования государственного или муниципального архива, то на него не распространяются нормы ФЗ № 125 и Правил.

Действительно статья 20 ФЗ № 125 регламентирует вопросы формирования списков источников комплектования, передающих документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в государственные и муниципальные архивы, а также определяет кто может выступать источниками комплектования государственных и муниципальных архивов архивными документами. 

Доводы заявителя, основанные на письме Росархива от 11.12.2014 № 2/2342-А «О передаче документов негосударственных организаций на хранение в государственные и муниципальные архивы», не могут быть приняты во внимание в связи с тем, что в указанном письме разъясняется порядок взаимодействия негосударственных организаций с государственными или муниципальными архивами, в том числе по порядку включения их в список источников, заключения договоров о передаче архивных документов в случае ликвидации и т.д., и этот порядок не может быть применен к муниципальному автономному учреждению, имеющему муниципальную форму собственности.

Требования по передаче документов организации на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив управлением в оспариваемом предписании не предъявлялись.

Учитывая, что МАУ «Стадион» не является источником комплектования государственного или муниципального архива, и в процессе его деятельности не образуются документы Архивного фонда Российской Федерации (в частности Архивного фонда Новосибирской области), проверке подлежали только документы по личному составу, обеспечивающие конституционные права граждан на получение пенсий, льгот и компенсаций. Архив заявителем  фактически создан, что не оспаривается сторонами. Заявитель поясняет, что  дела с приказами хранятся   в отделе кадров, документы по начислениям по зарплате в бухгалтерии, документы  за предыдущие года в отдельном помещении.

В оспариваемом  предписании указаны только те мероприятия, которые  направленны  на выявление, формирование и дооформление дел с лицевыми счетами (расчетными ведомостями) по начислению заработной платы работникам, приказами по личному составу, личными делами уволенных работников, на составление описи на все вышеперечисленные документы, а также на разработку и утверждение номенклатуры дел организации в соответствии с действующим Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236.

В соответствии с пунктом 3 статьи 3 ФЗ № 125 названные документы отражают трудовые отношения работника с работодателем и являются документами по личному составу, а мероприятия, указанные в предписании, направлены на их упорядочение, что согласно пункту 17 указанной статьи является комплексом работ по формированию архивных документов в единицы хранения (дела), описанию и оформлению таких единиц хранения (дел) в соответствии с правилами, установленными уполномоченным федеральным органом исполнительной власти в сфере архивного дела и делопроизводства.

Согласно части 1 статьи 17 ФЗ № 125 «... организации обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации...».

Частью 5 статьи 14 ФЗ № 125 определено, что в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов организации в работе с архивными документами руководствуются законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами.

Указанные положения не имеют каких-либо исключений и распространяют свое действие на все организации независимо от того, являются ли они источниками комплектования государственного или муниципального архива и создан ли ими архив.

Пунктом 4,14 раздела IV Правил установлено, что для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве организации составляется номенклатура дел. В данной норме нет указания на то, что это должны выполнять только организации - источники комплектования государственного или муниципального архива.

Пунктом 4.16 раздела IV Правил установлено, что номенклатура дел является основой для составления описей дел, документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, а также для учета дел временных (до 10 лет включительно) сроков хранения.

Согласно нормам, указанным в пункте 4.18 раздела IV Правил, организации - источники комплектования государственных (муниципальных) архивов один раз в 5 лет согласовывают номенклатуру дел с   ЦЭК   (ЭК)   организации   и   представляют   ее   на   согласование соответствующих ЭПК или государственного (муниципального) архива, согласно предоставленным ему полномочиям.

Организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации, утверждают номенклатуру дел самостоятельно.

Таким образом, указанное в предписание  требование по составлению номенклатуры дел распространяется на все без исключения организации, разнится лишь процедура ее утверждения.

В нарушение пункта 4.17 раздела IV Правил, где установлено, что номенклатура дел организации разрабатывается на основании типовых, ведомственных и иных перечней документов с указанием сроков хранения, иных нормативных правовых актов, а также типовых и примерных номенклатур дел, сроки хранения в номенклатуре дел МАУ «Стадион» указаны согласно приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», который утратил силу в связи с изданием приказа Министерства культуры Российской Федерации от 17.12.2019 № 1964 «О признании утратившими силу приказа Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 № 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» и внесенного в него изменения».

Данное нарушение отражено в акте проверки органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля юридического лица, индивидуального предпринимателя № 51 от 13.10.2021, мероприятие по устранению выявленного нарушения указано в предписании - разработать и утвердить номенклатуру дел организации в соответствии с действующим Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным приказом Федерального архивного агентства от 20.12.2019 № 236.

Пунктом 4.12 раздела IV Правил установлено, что организации, в деятельности которых не создаются документы Архивного фонда Российской Федерации (организации, не взаимодействующие с государственным или муниципальным архивом и, соответственно, не являющиеся их источниками комплектования), создают описи дел по личному составу и описи дел временных (свыше 10 лет) сроков хранения и обеспечивают их сохранность. Организации также составляют акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, и уничтожают указанные документы по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем организации.

Согласно пункту 5.5 описи (годовые разделы описей) дел, документов составляются:

документов по личному составу организаций - источников комплектования государственных (муниципальных) архивов - не менее чем в четырех экземплярах: три на бумажном носителе, один - в электронном виде (в качестве рабочего экземпляра);

документов по личному составу организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, -не менее чем в трех экземплярах.

Исходя из выше изложенного следует, что обязанность по составлению описей документов по личному составу возложена на все без исключения организации, в том числе на такие  организации как МАУ «Стадион», не являющиеся источниками комплектования. 

Согласно пункту 4.19 раздела IV Правил законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу.

Оформление дел на бумажном носителе предусматривает: подшивку или переплет документов дела; нумерацию листов дела; составление листа-заверителя дела; составление внутренней описи документов дела; оформление обложки дела.

В ходе проверки установлено, что часть дел с лицевыми счетами (расчетными ведомостями) по начислению заработной платы работникам, а также все дела с приказами по личному составу, личные дела уволенных работников за период с основания организации по 2017 год включительно находятся в неоформленном состоянии - требуют подшивки, оформления обложек, нумерации листов и составления листов-заверителей. Кроме того, на вышеперечисленные документы за период с основания организации по 2017 год включительно не составлены описи дел по личному составу.

Указанные нарушения зафиксированы в акте проверки органом государственного контроля (надзора), органом муниципального контроля юридического лица, индивидуального предпринимателя № 51 от 13.10.2021, мероприятия по устранению выявленных нарушений отражены в предписании (пункты 2-4).

Предписание обязывает МАУ «Стадион» выполнить мероприятия, направленные на устранение выявленных нарушений законодательства обархивном деле. Составление номенклатуры дел, оформление дел с лицевыми счетами (расчетными ведомостями) по начислению заработной платы работникам, приказами по личному составу, а также личных дел уволенных работников, и составление на них описей дел по личному составу позволит избежать утраты архивных документов, обеспечить сохранность и учет дел, а также их эффективный поиск в случае востребования, поскольку указанные документы могут сыграть решающую роль для подтверждения трудового стажа (в том числе льготного) и размера заработной платы при установлении пенсии.

Согласно Выписке из Единого государственного реестра юридических лиц МАУ «Стадион» является правопреемником следующих организаций: муниципального унитарного предприятия г. Новосибирска «Стадион», муниципального учреждения дополнительного образования детей «Специализированная детско-юношеская школа олимпийского резерва «Заря», муниципального автономного учреждения города Новосибирска «Дирекция международных детских игр «Спорт - искусство - интеллект» и муниципального бюджетного учреждения города Новосибирска «Спортивный город». Таким образом, МАУ «Стадион» обязано обеспечить проведение работ по оформлению и описанию, а также обеспечению сохранности документов по личному составу всех названных организаций.

Доводы заявителя о том, что у него  не имеется  в штате отдельного сотрудника для  оформления  описей и иных документов не свидетельствуют о незаконности предписания. 

        Признаков неисполнимости  оспариваемого предписания  судом не установлено. Права и законные интересы заявителя, не выполняющего публично-правовую обязанность, не могут быть признаны нарушенными правомерным ненормативным правовым актом органа, осуществляющего публичные полномочия.

Таким образом, предписание соответствуют закону, иным нормативным правовым актам и не нарушает прав и законных интересов заявителя.

Основания, предусмотренные ст. 198 АПК РФ для признания предписания незаконным и его отмене, отсутствуют.

Судебные расходы относятся на заявителя в соответствии со статьей 110 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации.

Руководствуясь  статьями   110, 167 - 170, 201 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации, арбитражный суд

                                              РЕШИЛ:

В удовлетворении заявленных требований отказать.

Решение, не вступившее в законную силу, может быть обжаловано в течение месяца после его принятия в Седьмой арбитражный апелляционный суд (г. Томск).

Решение может быть обжаловано в срок, не превышающий двух месяцев со дня вступления в законную силу, в Арбитражный суд Западно-Сибирского округа (г. Тюмень) при условии, что оно было предметом рассмотрения арбитражного суда апелляционной инстанции или суд апелляционной инстанции отказал в восстановлении пропущенного срока подачи апелляционной жалобы. 

Апелляционная и кассационная жалобы подаются через Арбитражный суд Новосибирской области. 

Судья

И.А. Рубекина