Назначением акта является не только подтверждение факта поступления товаров определенного количества и качества, но и последующая легализация использования полученных товаров в деятельности предприятия.
Контроль качества
Любой товар, поступающий по договору поставки, сопровождается соответствующей документацией, подтверждающей количественные и качественные характеристики товара.
Акт входного контроля, в свою очередь, подтверждает факт соответствия характеристик товара документации, которая к товару приложена, в части комплектации товара, его качества, отсутствия дефектов или повреждений и т.д.
Кто принимает
Акт входного контроля составляется лицами, ответственными за приемку товара по договору поставки. Перечень этих лиц устанавливается соответствующими внутренними приказами предприятия исходя из должностных обязанностей, образования, уровня опыта и иных характеристик приемщиков.
Естественно, что для приемки товаров высокотехнологического уровня потребуется инженер или программист, а для приемки какао-бобов — соответствующий технолог.
Количество лиц, участвующих в приемке, должно быть не менее двух человек. При необходимости, в случаях, когда проверка товара требует специализированных знаний, к приемке могут привлекаться и сторонние специалисты и эксперты.
В любом случае лица, принимающие товар, должны быть поименованы в акте входного контроля.
Процедура приемки
Составлению акта входного контроля предшествует процедура проверки или испытаний полученного товара, материалов или оборудования. После осуществления проверочных действий лицо, ответственное за приемку, составляет акт, в котором, в зависимости от фактических обстоятельств, фиксируются следующие сведения:
- сама процедура проверки (испытания);
- результаты проверки;
- факт соответствия полученного товара его заявленным характеристикам или его несоответствия. В данном случае по результатам проверки поставщику направляется претензия с требованиями замены товара, его ремонта или поставки аналогичного, но надлежащего качества, товара.
Составление акта
Предустановленной и обязательной к применению формы акта входного контроля не существует и оформляется он в произвольной форме, с соблюдением основных принципов делопроизводства. Так, в акте входного контроля должны быть указаны:
- дата, время и место проведения контроля;
- сведения о предприятии — получателе товара;
- сведения о поставщике;
- сведения о договоре поставки;
- условия проведения контроля (при дневном освещении, при искусственном освещении, при тусклой свече и т.д.);
- ФИО, должности лиц, участвующих в проведении входного контроля;
- ФИО сторонних участников, включая представителя поставщика, если они были приглашены;
- перечень (наименования) товара, проходящего проверку, его полные качественные и количественные характеристики по документации поставщика. При необходимости могут быть включены сведения об упаковке и условиях транспортировки;
- сведения о результатах проверки;
- сведения о выявленных дефектах или несоответствии документации;
- подписи членов комиссии.
Составляется акт в количестве экземпляров, достаточном для всех заинтересованных в акте сторон.