Инвентаризационная опись: бланк и образец

Инвентаризационная опись имеет совмещенную учетно-контрольную функцию, то есть позволяется одновременно установить как количество наличие тех или иных материальных ценностей на складах и хранилищах, так и возможную недостачу этих ценностей. Составляется инвентаризационная опись по результатам инвентаризации и, по сути, является оформлением итогов инвентаризационных мероприятий.

Форма документа

Инвентаризация проводится коллегиально с участием специально назначенных ответственных лиц. В процессе перерасчета, перемеривания или перевзвешивания устанавливается полная информация по следующим показателям:

1. реальное количество остатков на складе;
2. наличие недостачи;
3. наличие излишков продукции или сырья;
4. наличие продукции с истекшим сроком хранения.

Результаты инвентаризации вписываются в инвентаризационную опись. Виды инвентаризационных описей дифференцируются в зависимости от вида продукции, товара или имущества. Наиболее распространенной формой инвентаризационной описи является форма ИНВ-3, которую можно скачать на сайте.

Строгой формы инвентаризационной описи не существует. За основу может браться разработанная Госкомстатом РФ (Постановление №8 от 18 августа 1998 года) унифицированная форма. При желании предприятие или организация могут разработать собственный вариант описи.

Заполнение инвентаризационной описи

Опись начинается с титульного листа, на котором лица, проводящие инвентаризацию, расписываются в том, что:

• при проведении инвентаризации не используется ни один документ, который не был сдан в бухгалтерию;
• при инвентаризации не осматриваются товары, не оприходованные на складе или не списанные со склада.

Подпись проставляется одновременно с расшифровкой и указанием должности.

Далее также на титульном листе проставляются сведения об основаниях проведения инвентаризации. В сведения должны быть включены:

1. наименование приказа или распоряжения руководителя предприятия о проведении инвентаризации;
2. номер приказа или распоряжения;
3. дата вынесения приказа или распоряжения.

Самому бланку инвентаризационной описи присваивается уникальный номер с проставлением даты составления описи.

Данные в инвентаризационную опись вносятся по мере осуществления действий по осмотру, подсчету, взвешиванию или измерению проверяемой продукции. В число данных о товаре входят:

• артикул товара;
• его наименование;
• единица измерения (штука, вес, комплект, метр и т.д.);
• номер счета товара в бухгалтерском учете.

Таким образом в описи находят свое отражение как наличие того или иного вида материальных ценностей на складе, так и его данные по бухгалтерскому учету.

Внесение итогов

Итоги включаются в инвентаризационную опись по соответствующим графам. Необходимость в заполнении той или иной графы будет зависеть от вида деятельности организации. Так:

• в графе «код операции» проставляется прочерк, если предприятие не использует кодификацию;
• графа «номер пас¬пор¬та» подлежит заполнению только в случае, если в процессе инвентаризация проверяются драгоценные металлы.

Перечень включаемых в опись товарно-материальных ценностей определяется приказом о проведении инвентаризации, поэтому в большинстве случаев пункты с первого по девятый (порядковый номер, счет, наименование товара, его цена и инвентаризационный номер) заполняются не процессе работы, а заранее.

Графы с 12 по 13 заполняются сотрудником бухгалтерии после проверки инвентаризационной описи.

Срок хранения

По окончании работы заполненная инвентаризационная опись подписывается всеми членами комиссии и материально-ответственными лицами.
Составляется опись в 2 экземплярах – для бухгалтерии и для материально-ответственного лица склада, чьи подотчетные товары были подвергнуты инвентаризации.

Срок хранения описи не может быть менее пяти лет.