Протокол собрания акционеров: бланк и образец

Общее собрание акционеров проводится держателями тех или иных видов акций, выпущенных конкретным обществом. Протокол собрания акционеров, таким образом, это документ, отражающий процедуру проведения собрания держателей и принятые держателями решения по вопросам, поставленным на разрешение собрания.

Зачем собираться

Согласно ФЗ РФ от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» (ст.47) общество должно проводить общее годовое собрание акционеров каждый год. Однако помимо этого могут проводиться и собрания по другим вопросам, например:

• для согласования внесения изменений в учредительные документы общества;
• для согласования вопросов о смене деятельности общества, его ликвидации, реорганизации. О том, как уведомить кредиторов о ликвидации общества, можно прочитать в статье по ссылке;
• в случае если общество решило изменить величину уставного капитала;
• для утверждения изменений в количественном и качественном составе совета директоров;
• в случае если общество решило изменить количество и стоимость акций;
• для избрания и прекращения деятельности ревизионной комиссии;
• для принятия локальных нормативных актов общества и т.п.

Для того чтобы решения, принятые по вышеуказанным и иным вопросам, могли иметь юридическую силу, их необходимо задокументировать. Делается это с помощью протокола.

Организация

Годовое собрание акционеров проводится в сроки, установленные законом: не раньше чем через 2 месяца после окончания года, но не позже чем через полгода. Статьей 47 закона оговорены и основные вопросы, которые должны решаться на этом собрании.

Для других собраний сроки и повестку определяют индивидуально с учетом нужд общества. При подготовке к любому собранию каждому участнику направляется письменное уведомление, в котором указаны:

• дата и место проведения собрания;
• список вопросов (повестка).

Председатель и секретарь

Ведет собрание председатель собрания, а ведение протокола возлагается на секретаря.

И председатель, и секретарь выбираются обществом до начала собрания, но сведения об их избрании также вносятся в протокол.

Как составить протокол

Статья 63 Закона об акционерных обществах оговаривает обязательность ведения протокола и основные данные, которые должны быть в нем отражены.

Организации могут также руководствоваться ГОСТ Р 7.0.97-2016, утвержденный Приказом Росстандарта от 08.12.2016 года №2004-ст., в котором оговорены стандарты ведения протоколов.

На нашем сайте имеются бланк и образец составления протокола, с которыми можно ознакомиться и скачать для работы. Поскольку повестка собраний общества известна заранее, можно заранее подготовить шаблон протокола, в который затем внести только ход обсуждения и принятые решения.

Структура документа

Протокол состоит из вводной и основной части. Во вводной части указываются:

1. дата, время, место проведения собрания (обязательно);
2. заголовок протокола, его номер;
3. основная цель собрания;
4. общее количество голосов, которым обладают владельцы голосующих акций общества (обязательно);
5. количество голосов, которым обладают присутствующие на собрании акционеры (обязательно).

Основная часть протокола состоит из разделов:

• ПОВЕСТКА. В нем указываются основные пункты повестки собрания;
• СЛУШАЛИ. Здесь указываются ФИО докладчика по каждому вопросу повестки и кратко — суть доклада;
• ПОСТАНОВИЛИ/РЕШИЛИ. В этом пункте указываются решения, принятые по итогам обсуждения.

Протокол подписывается акционерами общества и секретарем.

Сколько хранить

Протоколы совещаний исполнительных органов организации хранятся постоянно (ст. 18 Перечня, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 года №236).