Решение по административному делу 

П О С Т А Н О В Л Е Н И Е

по делу об административном правонарушении

12 апреля 2017 года г. Лабытнанги

Мировой судья судебного участка № 2 судебного района города Лабытнанги Ямало-Ненецкого автономного округа Архипова Е.В., рассмотрев дело об административном правонарушении № 5-250/2-2017 в отношении

должностного лица - Наименование Наименование Коляда А.И.1, Адрес,  

У С Т А Н О В И Л:

Коляда А.И.1, являясь должностным лицом - Наименование Наименование допустил нарушение правил хранения, комплектования, учета и использования архивных документов, выявленные в ходе проверки, проведенной 21-27 марта 2017 года Службой по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, а именно: 

- на заседаниях экспертной комиссии не обеспечено рассмотрение обязательных вопросов, требующих для рассмотрения законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела;

- отсутствуют акты приема-передачи документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним при смене руководителя (лица ответственного за архив);

- не разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов;

- помещение, где хранятся архивные документы, не оборудовано дверью с повышенной технической укреплённостью против возможного взлома, оснащенной замком повышенной секретности;

- не обеспечен охранный режим помещения, где хранятся архивные документы; отсутствует порядок сдачи под охрану и снятия с охраны помещений, где хранятся архивные документы;

- в помещении, где хранятся архивные документы, температурно-влажностный режим не соответствует установленным требованиям;

- в помещении, где хранятся архивные документы отсутствует вентиляция, обеспечивающая рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

- в архивохранилище хранятся посторонние предметы;

- в помещении, где хранятся архивные документы, отсутствует нумерация стеллажей;

- в помещении, где хранятся архивные документы, отсутствуют топографические указатели;

- не обеспечена защита архивных документов от действия света. Документы не размещены в коробках или папках, с проклеенными ярлыками, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке;

- не обеспечено проведение проверки наличия и состояния документов архива; отсутствует акт проверки;

- не соблюдается порядок выдачи дел во временное пользование работникам структурных подразделений;

- не ведется книга учета поступления и выбытия дел, документов в соответствии с установленными требованиями;

- не ведётся дело фонда;

- не проводится экспертиза ценности документов;

- не составляется акт о выделении документов к уничтожению после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения;

- не обеспечено описание и оформление законченных делопроизводством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

 - при выборочном просмотре обнаружены нарушения в оформлении дел: не заполнены листы-заверители дел, обложки дел оформлены не в соответствии с установленными требованиями, документы составляющие дела на бумажном носителе, не подшитые в твердую обложку, заголовки дел не соответствуют описи;

 - отсутствует согласованный с руководителями структурных подразделений график передачи дел в архив;

 - отсутствуют сдаточные описи дел лицу, ответственному за архив, от структурных подразделений;

 - не ведётся учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов (отсутствует журнал).

 Представитель Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа, будучи надлежащим образом извещенным, о месте и времени рассмотрения дела в судебное заседание не явился.

В судебном заседании Коляда А.И.1 и его защитник Гражданин2 вину в совершении административного правонарушения признали, пояснив, что в момент проверки архив был временно перенесен с другое помещение из -за возникшей аварийной ситуации, на данный момент все нарушения устраняются.

Выслушав лицо, привлекаемое к административной ответственности, защитника, изучив материалы дела, мировой судья приходит к следующему. 

Согласно ч. 1 ст. 17 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

 Статьей 13.20 КоАП РФ предусмотрена ответственность за нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 КоАП РФ. 

 Объектом правонарушения являются общественные отношения в области хранения, комплектования, учёта или использования архивных документов. 

 В соответствии с приказом (распоряжением) Наименование Наименование Гражданин3 от 28 февраля 2017 года, исполнение обязанностей Наименование в период с 08 марта 2017 года по 29 марта 2017 года возложено на Наименование - Коляда А.И.1.

Как установлено в судебном заседании, 21-27 марта 2017 года начальником отдела контрольно-правового и документационного обеспечения и главным специалистом отдела контрольно-правового обеспечения Службы по делам архивов Ямало-Ненецкого автономного округа проведена проверка в отношении Наименование в ходе которой выявлены нарушения законодательства в сфере архивного дела, а именно:

- на заседаниях экспертной комиссии не обеспечено рассмотрение обязательных вопросов, требующих для рассмотрения законодательством Российской Федерации в сфере архивного дела;

- отсутствуют акты приема-передачи документов архива, учетного и научно-справочного аппарата к ним при смене руководителя (лица ответственного за архив);

- не разработаны планы конкретных мероприятий и другие нормативные документы, регламентирующие порядок работы в чрезвычайных ситуациях, при возникновении которых невозможно обеспечить сохранность архивных документов;

- помещение, где хранятся архивные документы, не оборудовано дверью с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенной замком повышенной секретности;

- не обеспечен охранный режим помещения, где хранятся архивные документы; отсутствует порядок сдачи под охрану и снятия с охраны помещений, где хранятся архивные документы;

- в помещении, где хранятся архивные документы, температурно-влажностный режим не соответствует установленным требованиям;

- в помещении, где хранятся архивные документы отсутствует вентиляция, обеспечивающая рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей;

- в архивохранилище хранятся посторонние предметы;

- в помещении, где хранятся архивные документы, отсутствует нумерация стеллажей;

- в помещении, где хранятся архивные документы, отсутствуют топографические указатели;

- не обеспечена защита архивных документов от действия света. Документы не размещены в коробках или папках, с проклеенными ярлыками, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке;

- не обеспечено проведение проверки наличия и состояния документов архива; отсутствует акт проверки;

- не соблюдается порядок выдачи дел во временное пользование работникам структурных подразделений;

- не ведется книга учета поступления и выбытия дел, документов в соответствии с установленными требованиями;

- не ведётся дело фонда;

- не проводится экспертиза ценности документов;

- не составляется акт о выделении документов к уничтожению после составления годовых разделов описей дел постоянного хранения;

- не обеспечено описание и оформление законченных делопроизводством дел постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу;

 - при выборочном просмотре обнаружены нарушения в оформлении дел: не заполнены листы-заверители дел, обложки дел оформлены не в соответствии с установленными требованиями, документы составляющие дела на бумажном носителе, не подшитые в твердую обложку, заголовки дел не соответствуют описи;

 - отсутствует согласованный с руководителями структурных подразделений график передачи дел в архив;

 - отсутствуют сдаточные описи дел лицу, ответственному за архив, от структурных подразделений;

 - не ведётся учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов (отсутствует журнал).

В соответствии с п. 2.15, 2.19, 2.20, 2.23, 2.25, 2.29 Приказа Минкультуры России от 31 марта 2015 N 526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях" (далее по тексту - Правила) обеспечение нормативных условий хранения документов включает:

оснащение архивохранилищ специальным оборудованием для хранения документов;

оборудование помещения архива организации средствами пожаротушения, охранной и пожарной сигнализацией;

соблюдение противопожарного режима;

соблюдение охранного режима;

создание нормативных температурно-влажностного, светового режимов, проведение санитарно-гигиенических мероприятий. 

Архивохранилище должно иметь естественную или искусственную вентиляцию, обеспечивающую рециркуляцию воздуха, стабильность температурно-влажностного режима, очистку воздуха от пыли и агрессивных примесей, а также отвечать современным требованиям компактности и экономичности.

Архивохранилища (за исключением архивохранилищ, располагающихся на охраняемой территории) оборудуются дверями с повышенной технической укрепленностью против возможного взлома, оснащенными замками повышенной секретности. Окна помещений первого этажа должны быть оборудованы запирающимися решетками.

Охранный режим обеспечивается путем оборудования архивохранилищ, а также других помещений, где постоянно или временно хранятся архивные документы, средствами охраны, обеспечивающими контроль доступа в архивохранилище и помещения архива, и соблюдением порядка сдачи под охрану и снятия с охраны, установленного руководителем организации.

В случае выдачи архивных документов во временное пользование по запросам государственных органов, органов местного самоуправления и организаций вынос из здания архива или здания организации архивных документов разрешается только по специальным пропускам.

В архивохранилище для хранения документов устанавливаются следующие параметры температурно-влажностного режима: 

для хранения документов на бумажном носителе - температура 17 - 19 °C, относительная влажность воздуха - 50 - 55%;

для документов на магнитных дисках и дисковых накопителях - 8 - 18 °C и 45 - 65%;

для документов на оптических дисках - 10 - 23 °C и 20 - 50%;

для документов на кинопленке:

с нитроосновой - черно-белые: температура не выше 10 °C, цветные: температура не выше -5 °C;

с безопасной основой - черно-белые: температура не выше 15 °C, цветные: температура не выше -5 °C;

для фотодокументов:

черно-белые - температура не выше 15 °C;

цветные - температура не выше -5 °C.

Относительная влажность воздуха, необходимая для хранения документов на кинопленке и фотодокументов, составляет 40 - 50%.

Правил в архивохранилище запрещается находиться в верхней одежде, мокрой и грязной обуви; хранить посторонние предметы, имущество и оборудование, употреблять пищевые продукты.

В соответствии п. 2.24, 2.35, 2.36, 2.37 Правил все помещения архива организации, а также стеллажи, шкафы, контейнеры, полки нумеруются. Стеллажи, шкафы и контейнеры нумеруются в каждом архивохранилище слева направо от входной двери, а полки на стеллажах - по шкафам сверху вниз, слева направо.

В целях определения места хранения документов в архивохранилище составляются топографические указатели: постеллажные (приложение N 1), а при большом количестве фондов - пофондовые (приложение N 2).

Архивные документы следует хранить в темноте.

Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

Защита документов от действия света обеспечивается хранением документов в коробках, папках и переплетах, в шкафах или на стеллажах закрытого типа.

Документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы должны храниться в коробках или папках, изготовленных из безвредных для документов материалов.

На коробки приклеиваются ярлыки, на которых указываются: номер фонда, номер описи и крайние номера дел, размещенных в данной коробке.

Согласно п. 2.39, 2.40, 2.41, 2.42, 2.43 Правил в ходе проверки наличия и состояния архивных документов в архиве организации:

устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствие учетным документам;

выявляются и устраняются недостатки в учете документов;

выявляются отсутствующие документы и организуется розыск;

выявляются и учитываются документы, требующие профилактической и/или реставрационно-профилактической обработки.

Выявляются и учитываются электронные документы, требующие перезаписи на новые электронные носители, проводится контроль физического и технического состояния единиц хранения, осуществляется проверка на наличие вредоносных компьютерных программ.

Проверка наличия и состояния документов на бумажных носителях проводится в архиве организации комиссией или не менее чем двумя работниками не реже одного раза в 10 лет, электронных документов - не реже одного раза в 5 лет.

При проверке наличия и состояния документов в архиве организации необходимо:

сохранять порядок расположения документов на стеллажах, в шкафах и контейнерах в соответствии с топографическими указателями. При изменении расположения дел необходимо своевременно делать соответствующие записи в топографических указателях;

помещать на места надлежащего хранения обнаруженные во время проверки неправильно размещенные единицы хранения;

изымать с последующей изоляцией документы, зараженные плесенью или другими биологическими вредителями (для документов на бумажном носителе);

изымать единицы хранения электронных документов, содержащие вредоносные компьютерные программы, помещать на специально выделенную полку (в ящик) для последующей обработки;

изымать и размещать вслед за учтенными дела, не внесенные в описи.

Внесение выявленных в ходе проверки неучтенных дел в опись запрещается. Неучтенные дела подлежат обработке и описанию после завершения проверки.

Проверка наличия и состояния документов проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках.

Физическое состояние дел определяется путем визуального просмотра.

Делать какие-либо пометки или записи в описях дел и других учетных документах запрещается. В конце каждой просмотренной описи делается запись "ПРОВЕРЕНО" с указанием номера и даты акта проверки наличия и состояния документов.

Проверка наличия и состояния документов считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы архива.

По результатам проверки составляется акт проверки наличия и состояния архивных документов (приложение N 3). При обнаружении ошибок в учетных документах составляется акт о технических ошибках в учетных документах (приложение N 4). В случае обнаружения документов, не относящихся к данному фонду, архиву организации, неучтенных, также составляется соответствующий акт (приложение N 5). Указанные акты подписываются исполнителями и утверждаются руководителем организации или его заместителем, курирующим деятельность архива.

В соответствии с п. 2.45, 2.46 Правил документы выдаются из архивохранилища на основании письменного разрешения руководителя архива организации или его заместителя (если архив является учреждением), руководителя структурного подразделения организации:

работникам структурных подразделений организации;

судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам в соответствии с законодательством Российской Федерации;

иным пользователям по письменному заявлению.

Документы выдаются из архивохранилищ на срок, не превышающий:

одного месяца - для использования работниками организации и иными пользователями;

шести месяцев - судебным, правоохранительным и иным уполномоченным органам.

Продление установленных сроков выдачи документов допускается с разрешения руководителя организации на основании письменного подтверждения пользователя о сохранении/обеспечении сохранности документов.

Выдача документов из архивохранилища регистрируется в книге выдачи дел и оформляется:

заказом (служебной запиской) на выдачу дел;

актом о выдаче дел во временное пользование - при выдаче в сторонние организации (приложение N 10).

В соответствии с п. 3.6, 3.7, 3.15 Правил в состав основных (обязательных) учетных документов архива организации входят:

книга учета поступления и выбытия дел, документов (приложение N 11);

список фондов (приложение N 12);

лист фонда (приложение N 13);

опись дел, документов (приложения N 14, 15, 16, 17, 18);

реестр описей (приложение N 19).

В книгу учета поступления и выбытия дел, документов последовательно вносятся все первичные и повторные поступления (выбытия) дел, документов. Каждое поступление (выбытие) в пределах отчетного года получает порядковый номер в валовой последовательности.

Ежегодно на 1 января подводится итог количества поступивших и выбывших за год дел, документов.

Все акты, документирующие результаты архивных работ, включаются в дело фонда, которое заводится на каждый фонд, находящийся на хранении в архиве организации.

Дело фонда, наряду с документами, отражающими историю фонда и фондообразователя, включает учетные документы, характеризующие изменения фонда.

Согласно п. 4.5, 4.10, 4.11, 4.13, 4.19, 4.21, 4.23, 4.25, 4.26 Правил экспертизе ценности подлежат все документы организации независимо от видов носителей и способов записи. 

Экспертиза ценности документов в организации проводится:

в делопроизводстве - при составлении номенклатуры дел организации и при подготовке дел к передаче в архив;

в архиве организации - в процессе подготовки дел к передаче на постоянное хранение.

Экспертиза ценности документов проводится ежегодно.

Дела на бумажном носителе, выделенные к уничтожению, передаются на уничтожение (утилизацию) по акту о выделении к уничтожению документов (приложение N 21), а также на основании иных документов, подтверждающих факт сдачи документов на уничтожение (утилизацию).

Законченные делопроизводством дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, после окончания календарного года, в котором они были заведены, подготавливаются к передаче в архив организации и подлежат оформлению и описанию.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. 

Документы, составляющие дело на бумажном носителе, подшиваются на четыре прокола (на три прокола - для малоформатных дел) в твердую обложку или переплетаются с учетом возможности свободного чтения всех документов, дат, виз и резолюций на них, металлические скрепления из документов удаляются.

В начале дела на бумажном носителе при необходимости подшиваются листы внутренней описи документов дела (приложение N 27), в конце каждого дела - лист-заверитель дела (приложение N 8).

Лист-заверитель дела (приложение N 8) составляется на отдельном листе, в картотеках - на отдельном листе формата карточки. Лист-заверитель дела подписывается его составителем. Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт.

На обложке дела указываются:

наименование организации и ее непосредственная подчиненность;

наименование структурного подразделения;

индекс дела;

номер тома (части);

заголовок дела (тома, части);

крайние даты дела (тома, части);

количество листов в деле (томе, части);

срок хранения дела;

архивный шифр дела.

Заголовок дела на бумажном носителе и заголовок электронного дела переносятся на обложку дела (электронного дела) из номенклатуры дел организации. Заголовок должен соответствовать содержанию документов в деле.

В соответствии с п. 4.31, 4.32, 4.33, 5.8 Правил дела передаются в архив организации по описям, составленным в структурных подразделениях.

Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 23, 24) в двух экземплярах и представляются в архив организации не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.

Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, и дела, состоящие из документов, характерных только для данной организации (судебные, следственные дела, научные отчеты по темам). Отдельные описи составляются на единицы хранения электронных документов постоянного хранения; временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу.

При составлении описи дел структурного подразделения соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

каждое дело вносится в опись под порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под порядковым номером);

графы описи заполняются в точном соответствии со сведениями, которые вынесены на обложку дела;

графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий.

В конце описи вслед за последней описательной статьей заполняется итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, первый и последний номера дел по описи дел, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).

Перед внесением заголовков дел в опись проверяются качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, вносимых в опись, количеству заведенных дел по номенклатуре дел организации.

При просмотре дел проверяются: соответствие заголовка дела содержанию документов в деле; правильность оформления и группировки документов, включенных в дело; качество подшивки или переплета дела; правильность нумерации листов дела; наличие в деле, в необходимых случаях, внутренней описи дела и правильность ее составления; правильность оформления обложки дела; наличие и правильность листа-заверителя дела. В случае обнаружения нарушения установленных правил формирования и оформления дел они должны быть устранены.

В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел организации, структурным подразделением принимаются меры по розыску. Обнаруженные дела включаются в опись. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется акт об утрате документов, который подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью дел структурного подразделения в архив организации (приложение N 6).

Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации.

Архив организации должен вести учет использования документов, в том числе выдачи документов и дел, выдачи архивных справок, выписок, копий документов.

Обстоятельства допущенного правонарушения и виновность Коляда А.И.1 подтверждаются протоколом об административном правонарушении № 49 от 27 марта 2017 года, копией приказа от 01 марта 2017 года № 39-О о проведении плановой выездной проверки и приложением к нему, актом проверки № 191/15-2017 от 27 марта 2017 года, выпиской из ЕГРЮЛ от 21 марта 2017 года, копией извещения о проведении плановой выездной проверки, копией приказа (распоряжения) о направлении работника в командировку от 28 февраля 2017 года.

Анализируя исследованные доказательства в их совокупности, мировой судья находит вину Коляда А.И.1 доказанной, квалифицирует содеянное им по ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях как нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса. 

При назначении административного наказания мировой судья учитывает характер совершенного административного правонарушения, личность виновного, его имущественное положение. 

Обстоятельством, смягчающим административную ответственность мировой судья признает раскаяние лица, совершившего правонарушение. 

Обстоятельств, отягчающих административную ответственность, не установлено.

При указанных обстоятельствах, учитывая характер совершенного административного правонарушения, личность виновного, его имущественное положение, принимая во внимание, что Коляда А.И.1 впервые привлекается к административной ответственности, совершенное им правонарушение не повлекло последствий в виде причинения вреда жизни и здоровью людей, мировой судья находит возможным, назначить наказание в виде предупреждения в соответствии с санкцией ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях.

 На основании изложенного и руководствуясь статьями 29.9 - 29.11 Кодекса РФ об административных правонарушениях, мировой судья

постановил:

Исполняющего обязанности Наименование Наименование Коляда А.И.1 признать виновным в совершении административного правонарушения, предусмотренного ст. 13.20 Кодекса РФ об административных правонарушениях и назначить административное наказание предупреждения.

Постановление может быть обжаловано, опротестовано в Лабытнангский городской суд Ямало-Ненецкого автономного округа в течение десяти суток со дня вручения или получения копии постановления.

НаименованиеМировой судья Е.В. Архипова